Lors de la rupture ou la fin d’un contrat de travail, et ce, quelle qu’en soit la cause (licenciement, démission, fin de CDD ou de contrat d’apprentissage, départ en retraite, rupture conventionnelle, prise d’acte de la rupture) ou le motif, l’employeur est obligatoirement tenu de remettre au salarié plusieurs documents, à savoir :
- le certificat de travail,
- le reçu pour solde de tout compte,
- et l’attestation Pôle emploi.
S’agissant de documents dit « quérables » et non « portables », l’employeur n’a pas l’obligation de les adresser au salarié par courrier.
En revanche, l’employeur a l’obligation d’informer le salarié qu’il les tient à sa disposition à l’expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu’il soit exécuté ou non, et il doit être en mesure de prouver une telle mise à disposition en cas de litige.
Le certificat de travail
Ce document atteste de la nature et de la durée des fonctions exercées par le salarié.
En pratique, ce document est adressé par l’employeur au salarié avec le dernier bulletin de salaire.
Concernant son contenu, outre le nom du salarié et celui de l’entreprise, le certificat de travail doit comporter les mentions suivantes :
- dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise (la date de sortie étant celle à laquelle le contrat prend fin),
- la nature du ou des emplois successivement occupés et leurs périodes respectives.
Par ailleurs, bien qu’elles ne soient pas énumérées par le Code du travail, le certificat de travail doit également comporter les mentions suivantes :
- Le nom, l’adresse et la raison sociale de l’employeur ;
- Le nom et l’adresse du salarié ;
- La date et le lieu de délivrance
- La signature de l’employeur ou de son représentant habilité ;
Enfin, le certificat de travail doit mentionner le maintien du contrat complémentaire santé et des garanties de prévoyance pendant toute la période de chômage, si le salarié en bénéficiait.
Depuis le 1er janvier 2015, le droit individuel à la formation (DIF) ayant été remplacé par le compte personnel de formation (CPF), les mentions relatives au DIF n’ont plus à être indiquées sur le certificat de travail.
En cas de violation des dispositions légales, des sanctions civiles et pénales peuvent être prononcées à l’encontre de l’employeur.
Concernant les sanctions pénales, le non-respect de délivrance du certificat de travail constitue une infraction sanctionnée par le tribunal de police d’une contravention de 4e classe.
L’employeur encourt une amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale.
Concernant les sanctions civiles, en cas de remise tardive, l’employeur peut également être condamné à des dommages-intérêts, dès lors que le salarié rapporte la preuve d’un préjudice.
Si l’employeur ne délivre pas le certificat de travail, le salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes afin d’en obtenir la délivrance en référé et sous astreinte.
Le reçu pour solde de tout compte
Ce document fait l’inventaire des sommes effectivement versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail : indemnité de rupture, salaire afférant au mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, prorata d’éventuelles primes, etc.
En revanche, Il ne doit mentionner que les sommes effectivement versées, ce qui exclu les montants éventuels ou restants à payer.
Il doit être établi en double exemplaire (cela doit être mentionné sur le reçu) et un exemplaire doit être remis au salarié.
En revanche, sa signature par le salarié a un effet libératoire.
Cela signifie que, si les conditions de validité sont respectées, le salarié dispose d’un délai de six mois qui suivent sa signature pour contester en justice les sommes qui y sont mentionnées.
Ce délai n’a pas à être rappelé obligatoirement dans le document.
Une signature accompagnée d’une réserve du salarié lui enlève sa valeur libératoire.
Si le salarié ne le signe pas, il dispose d’un délai de deux ans, à compter de la remise du document, pour contester les sommes qui y sont mentionnées.
Le reçu pour solde de tout compte doit être daté et signé par l’employeur ou son représentant habilité.
La contestation d’un reçu pour solde de tout compte peut être effectuée :
- par lettre recommandée,
- par requête afin de saisine de la juridiction prud’homale.
L’attestation Pôle emploi
Elle est indispensable au demandeur d’emploi pour faire valoir ses droits à l’allocation chômage.
Un exemplaire doit donc lui être remis.
L’employeur a également l’obligation de transmettre un exemplaire à pôle emploi.
Pour les employeurs qui remplissent l’attestation en ligne, la transmission de l’exemplaire destiné à Pôle emploi est automatique.
L’établissement de l’attestation en ligne n’est obligatoire que pour les employeurs dont l’effectif est d’au 10 moins salariés.
En revanche, pour les employeurs dont l’effectif est inférieur à 10 salariés, la dématérialisation est facultative.
Ils peuvent continuer à utiliser les attestations papier.
Dans ce cas, l’exemplaire sera à transmettre à l’adresse suivante : Pôle emploi Centre de traitement BP 80069 77213 Avon cedex.
La mission de l’avocat
- Vous êtes employeur :
- le cabinet NEWTONE AVOCATS est parfaitement compétent pour rédiger les documents de fin de contrat ou, à tout le moins, vérifier les projets établis par vos soins,
- le cabinet NEWTONE AVOCATS est également parfaitement compétent pour vous assister dans le cadre de tout contentieux relatif à l’un de ses documents.
- Vous êtes salarié :
- si les documents de fin de contrat n’ont pas été mis à votre disposition par l’employeur, le cabinet NEWTONE AVOCATS vous assiste afin que vous puissiez les obtenir dans les plus brefs délais,
- si vous contestez les sommes mentionnées sur le reçu de solde de tout compte ou leur règlement, après analyse de votre dossier et si vos contestations sont fondées, le cabinet NEWTONE AVOCATS vous assiste dans le cadre de la procédure (amiable ou contentieuse), afin d’obtenir le règlement des sommes vous restant dues.